Decyzje dotyczące informatyki podejmowane są w przedsiębiorstwie codziennie. Ponieważ wartość inwestycji IT w stosunku do wartości przychodów przedsiębiorstwa rośnie, przez co wzrasta uzależnienie biznesu od technologii, decyzje IT odgrywają coraz bardziej krytyczną rolę.

Ich podejmowanie bez dokonywania analizy kosztów i zysków zwiększa ryzyko błędu. TCO (Total Cost of Ownership – Całkowity Koszt Posiadania) określa pełne koszty infrastruktury.

Decyzje podejmowane bez znajomości kosztów najprawdopodobniej będą:

• nie optymalne,
• przesuwać koszty z jednego obszaru do innego,
• prowadzić do przydzielania niewystarczających zasobów,
• powodować nie osiąganie zakładanych zysków.

Celem służb informatycznych przedsiębiorstwa (IS) jest dostarczanie odpowiednich narzędzi umożliwiających wydajne i efektywne wykorzystanie zasobów IT. Oznacza to zarządzanie posiadanymi narzędziami (licencje), a także ciągłe wprowadzanie nowych technologii, dla coraz lepszej obsługi potrzeb biznesowych. TCO jest kluczowym narzędziem, zwykle służącym tylko do znajdywania potencjalnych obszarów obniżki kosztów inwestycji IT. Jednak stosowanie TCO przynosi także istotne korzyści w przedsięwzięciach wdrożeniowych i po wdrożeniu, do sprawdzaniu, czy osiągnięte zostały zakładane wyniki. TCO jest podstawowym elementem umożliwiającym ocenę wpływu inwestycji IT na wartość biznesu.